Myndighet kräver PDF av handskrivet intyg – sedan utskrift i originalfärg
Digitalisering betyder att papperet ska fotograferas, skrivas ut och postas.
På Myndigheten för digital närhet har man äntligen digitaliserat. Det betyder, enligt den senaste processkartan, att medborgaren ska fylla i intyget för hand, fotografera det i god belysning, ladda upp en PDF, skriva ut PDF:en i “originalfärg” och sedan posta utskriften i ett kuvert märkt “ej digitalt – digitalt ärende”.
Handläggaren Eva-Lotta Strid förklarar skillnaden mellan gammalt och nytt över en skärm som visar samma blankett tre gånger. “Tidigare skickade folk papper. Nu skickar de papper som har varit fil. Det är ett stort steg.” Hon pekar på en checklista där punkt 4 lyder: “Kontrollera att utskriften doftar som original.” Punkt 5 är tom. Den ska fyllas i efter remiss.
Expressbladet har följt sökanden Amir, 39, som behöver ett intyg för en bostadsanpassning. Han skrev med bläck, scannade, fick avslag: fel upplösning. Han scannade om, fick avslag: färgen “för digital”. När han frågade vad originalfärg är fick han mejlet “se bilaga”. Bilagan var en gråskale-PDF av en färgguide som måste skrivas ut hos en kontorsleverantör som tar 89 kronor per sida “myndighetsformat”.
“Vi kan inte lita på pixlar utan förankring i verkligheten”, säger digitaliseringsstrategen Tomas Holger. “Därför kräver vi att den digitala filen materialiseras igen. Annars riskerar vi att handlägga något som bara finns.” Han kallar loopen “hybridspårbarhet”. Amir kallar den “att betala porto för sin egen skärmdump”.
Internt finns en film på intranätet: tre minuter om hur man viker kuvertet så att stämpeln syns genom fönstret. Filmen avslutas med texten “Tillsammans förenklar vi”. Kommentarsfältet är avstängt “av integritetsskäl”, vilket i praktiken betyder att någon en gång skrev “kan vi inte bara behålla PDF:en?”.
När Amir till slut postar utskriften får han ett automatiskt SMS: “Ditt ärende har tagits emot digitalt.” Bifogat finns en länk till att ladda upp en bild på kvittot från posten. “Utan kvittobilden kan vi inte bekräfta att papperet existerar i den fysiska världen”, står det. Amir tar en bild. Systemet svarar att bilden måste vara PDF.
På myndighetens startsida lyser en banner: “100 procent digital myndighet 2026.” Under sitter en liten asterisk. Asterisken leder till en fotnot som bara syns om man skriver ut sidan.